Koenraad en Peter Depauw gidsen cultuurorganisaties door de coronacrisis.
zaterdag 15 jun. 2019
Gilles Michiels
Stop nooit met communiceren. Bepaal een politieke strategie. Maak van toeschouwers mede-eigenaars. Volgens Koenraad en Peter Depauw van Strategies and Leaders wacht je maar beter geen seconde om je weg uit de coronacrisis uit te stippelen. Hun adviesbureau noemt zichzelf ‘de biowinkel van de consultancy’ en richt zich ook op cultuurorganisaties. “Deze periode is dé kans om een strategisch plan op te stellen.”
Als je mensen in de zaal behandelt als mensen in de zaal, zullen ze zich ook zo gedragen
To change the world. Nee, bescheiden klinkt de slogan van Strategies and Leaders niet. Het Gentse consultancybureau van de neven Koenraad en Peter Depauw is dan ook allesbehalve doorsnee. Hun klanten komen uit de non-profit of social profit, de duurzame energiesector of de ecologische bouw: het zijn organisaties die expliciet streven naar een betere wereld. Strategies and Leaders zelf is een coöperatieve waarvan alle twaalf leden mede-eigenaar zijn en horizontaal samenwerken.
“In de cultuursector wordt niet vaak advies gevraagd aan consultants, omdat ze gladde jongens lijken”, zegt Peter. “Maar vandaag worden ook deze organisaties geteisterd door paniekaanvallen en nachtmerries over aankomende drama’s. Meer dan ooit vragen organisaties ons nu snelle strategische bijsturing om niet overkop te gaan.”
Als één organisatie de crisis als een opportuniteit heeft aangevat, is het Strategies and Leaders zelf. Al van het prille begin van de lockdown in maart hield het adviesbureau veelbekeken webinars, online lezingen waarin Koenraad en Peter speculeerden over de toekomst na corona en alvast strategische tips deelden. En daarmee kunnen ook geteisterde theatergezelschappen hun voordeel doen. Want theater en verbeelding zijn net vandaag nodig, zegt Koenraad.
“Positief aan crisissen is dat ze een perspectiefwissel veroorzaken. Vergelijk het met wegenwerken. Je neemt altijd dezelfde weg naar je werk, maar als die plots opgebroken is, begin je rond te kijken. Waarnaar was je op weg? En wil je daar nog naartoe? Plots zijn mensen wél bereid om hun perspectief te herbekijken. Wat je met theater kan bereiken, is net dat: dat je een andere blik werpt op dezelfde realiteit.”
De coronacrisis leerde ons dat een vrijwilligersactie in een mum van tijd kan worden opgezet. Hetzelfde engagement opwekken in normale omstandigheden is heel wat moeilijker.
Peter: “Vlaanderen kent een gigantische hoeveelheid aan verenigingen waar vrijwilligers zich engageren. De laatste tien jaar krijgen zij het, zeker in landelijke gemeenten, steeds moeilijker om vrijwilligers te vinden. Mensen zitten in de ratrace van het leven, nemen tien engagementen tegelijk op. Ook dat kan corona ons doen herbekijken. Is dit wel wat je wilt doen? Welk engagement blijf je opnemen, welk niet?”
Koenraad: “Veel organisaties steunen ook op oudere
vrijwilligers. Hun ledenaantal daalt omdat mensen overlijden. Wie wil
blijven bestaan, zal dus een verjongingsstrategie moeten uitwerken. Denk
dan niet meteen aan tieners en twintigers als doelpubliek – dat is een
serieuze sprong – maar focus bijvoorbeeld op veertigers. Hun kinderen
zijn al wat groter, ze staan vaak met een vernieuwde energie in het
leven. Ga samenzitten met mensen uit die doelgroep. Waar hebben zij
behoefte aan?”
Hoe verbind je zoveel mensen rond één verhaal?
Koenraad: “We begeleiden veel organisaties in de cultuursector. De eerste oefening die we hen laten doen, is een groot, stoutmoedig doel formuleren. Het is vaak door een ambitieus streven dat een gezamenlijke drive ontstaat. De bestrijding van de coronacrisis is zo’n voorbeeld. Massaal giften ophalen om het overleven in de cultuursector mogelijk te maken zou ook zo’n ambitieus doel kunnen zijn. Of de omwenteling naar een duurzame samenleving. Daar willen mensen vandaag wél tijd in investeren. Wie nog eens een toneelstuk maakt dat lijkt op dat van vorig jaar, zal zijn vrijwilligers niet snel zien toenemen.”
Peter: “In het theater vind ik Studio ORKA een goed voorbeeld. Zij trekken zowel spelers als toeschouwers aan: iedereen wil erbij zijn als zij iets maken. Ze bewijzen dat theater met wat zotheid zowel stakeholders, potentiële bezoekers als je eigen medewerkers kan blijven aanvuren.”
Die grote schaal is natuurlijk niet elk gezelschap gegeven. Kunnen theatergezelschappen ook op andere manieren mensen mobiliseren?
Koenraad: “De ambitie moet niet altijd liggen in het aantal toeschouwers. Je kan ook impactvol theater ambiëren dat iets in beweging zet. Ik herinner me een theaterstuk waar de deelnemers één op één in gesprek gingen met mensen die hier illegaal waren. Hoe dan ook: veel gezelschappen moeten vechten om te overleven. Zij stellen beter een actieplan op met de boodschap: red ons gezelschap. Ook voor zo’n doel kun je veel mensen mobiliseren. Kunstenaars zijn de meest inventieve mensen ter wereld, nu moeten ze inventief zijn om hun boodschap bij het publiek te krijgen.”
Peter: “Veel gezelschappen hebben kosten die ze niet meer kunnen betalen. Welke kun je flexibel maken? Kun je voorafbetalingen regelen bij reservaties of je aanbod via streaming organiseren om geld in het laatje te brengen? Hoe zamel je aan de hand van een verhaal en een ambitie toch geld in om deze periode door te komen, met achteraf een beloning voor iedereen die hielp? Je kunt mensen financieel mobiliseren, maar nog beter is om een blijvende mobilisatie te beginnen voor een project waaronder mensen hun schouders kunnen zetten.”
“In elk geval: deze periode is een kans die je moet grijpen om een strategie te bepalen en te kijken waar de opportuniteiten liggen. Gebruik die tijd nuttig en probeer te formuleren wat je rol kan zijn in zo’n veranderende wereld. Wees ook niet schuw om een politieke strategie uit te tekenen: dat is het eerste wat grote economische spelers hebben gedaan tijdens deze crisis. Elke gemeente heeft als kerntaak mensen te verbinden, en dat is wat theater doet. Wie die taak expliciet invult, staat politiek veel sterker om steun te vragen.”
Wie zijn gezelschap opvat als een coöperatieve, en van zijn toeschouwers mede-eigenaars maakt, ziet een andere drive ontstaan
Verder adviseren jullie organisaties om in te zetten op fundraising van kleine giften. Waarom?
Peter: “Fundraising is de enige manier om richting permanente financiering te gaan. Veel organisaties krijgen nu eens veel geld binnen en kennen dan weer een terugval. De kern van fundraising is niet geld vragen maar het opbouwen van een blijvende relatie. Daarvoor moet je eerst mensen werven en betrokkenheid creëren. Fundraising is geen one night stand, maar een relatie die je intensief moet onderhouden. Dat kost in het begin meer dan het opbrengt, maar wie advies vraagt en toont dat hij zijn klanten betrokken wil maken, kan op termijn hulp of geld in de plaats krijgen.”
“Pas op: wij zeggen niet dat je ticketverkoop door fundraising moet vervangen, en al zeker niet dat ze de crisis zal oplossen. Maar een langdurige relatie opbouwen – het bekendste voorbeeld zijn abonnementen – biedt wel stabiliteit. Met fundraising van kleine giften kan een theatergezelschap dat wat reserves heeft opgebouwd een stap verder zetten. Zeker wie veel ingezet heeft op friendraising, het binden van een publiek, zou nu de stap kunnen zetten naar fundraising. Wie daarmee nog moet beginnen, houdt nu het best – ook van thuis uit – de verbinding aan met het publiek. Vertel de verhalen achter de voorstellingen die je speelde, versterk ons verlangen om opnieuw naar het theater te gaan. Stoppen met communiceren: dat pas zou dodelijk zijn.”
Hoe zouden jullie beginnen aan zo’n relatie met het publiek?
Peter: “Een gezelschap kijkt het best eerst naar de data die het al verzameld heeft. Natuurlijk moeten organisaties rekening houden met de GDPR-regels, maar onbewust heb je al zoveel gegevens verzameld van je publiek, al is het maar omdat je medewerkers precies kunnen opsommen wie er in de zaal zit. Dat is een schat aan informatie, die velen nog onbenut laten.”
Koenraad: “Zelfs grote cultuurhuizen houden niet altijd goed de gegevens bij van hun publiek. Deze crisis geeft ons de tijd om dat manco om te buigen en een databank aan te leggen. Dat kun je in Excel doen, maar nog beter via een specifiek CRM-systeem (costumer relationship management, red.). Er bestaan tientallen van zulke programma’s en sommige zijn gratis, zoals Odoo.”
Een klant is niet enkel klant maar ook ambassadeur, stellen jullie. Moeten we toeschouwers beschouwen als vrijwilligers die evengoed een project helpen mogelijk maken?
Koenraad: “Eigenlijk mag je geen onderscheid maken tussen wie in de zaal zit en wie een potentiële volgende acteur is. Als je mensen in de zaal behandelt als mensen in de zaal, zullen ze zich ook zo gedragen. Waarom zou je je toeschouwers niet vragen om verder het woord te verspreiden of de volgende keer achter de bar te staan? Pas op: zoiets mag je niet forceren. Als iemand naar je voorstelling komt, kun je de volgende dag vragen wat hij ervan vond, twee dagen later of hij geïnteresseerd is om mee te werken en drie dagen later of hij je volgende voorstelling mee wil bekendmaken. Zo ga je, in stappen, elke keer opnieuw naar je klant toe.”
“In zekere zin kun je dus ook een theatergezelschap als een democratische economische organisatie zien, een soort coöperatieve waarvan iedereen mede-eigenaar is. Als toeschouwer maak je dan niet alleen gebruik van het gezelschap, het is ook van jou, je mag mee beslissen. Wie zijn gezelschap op die manier organiseert, zal ontdekken dat er een andere drive ontstaat.”
